La gestion des modification

Contexte

La gestion des modifications impacte de façon si importante l’industrie automobile qu’il est important non seulement de comprendre les processus concernés, mais aussi de réagir en juste à temps aux demandes de cette question inter et intra entreprise si exigeante.

En effet, au cours du développement d'un véhicule, les pièces subissent de nombreuses évolutions qui ont, parfois, des conséquences en cascade sur d'autres pièces. On estime le nombre d’évolutions, au cours d’un projet, à plus de 1000 demandes de modifications par mois. Le nombre d’acteurs alors impactés, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise, est évalué à environ 7000. Les services concernés sont non seulement les achats, mais aussi le bureau d’études, les méthodes, le planning du projet, l’approvisionnement des chaînes et sa logistique.

Il est donc fondamental qu'un fournisseur soit immédiatement informé de toute modification qui impacte l'un des produits qu’il est chargé de concevoir.

L'indisponibilité de telles informations, ou même simplement un retard dans leur communication, peut avoir pour effet de laisser le fournisseur poursuivre son travail sur des éléments périmés, avec toutes les conséquences que cela peut avoir sur les coûts et les délais.

Il est donc urgent d’harmoniser et de standardiser la gestion des modifications pour arriver à :

• Une relation efficace de chaque fournisseur avec ses donneurs d’ordres en réduisant le nombre des variantes dans la communication tout au long du processus.
• Diminuer le temps passé entre partenaires.
• Augmenter la qualité et la robustesse du processus.
• Une meilleure transparence dans le suivi entre fournisseurs et donneurs d’ordres.


Les processus d’une modification

On découpe habituellement le processus de gestion d’une modification en trois sous process :

• La demande de modification : cette étape consiste, après la détection d’une évolution du design d’une pièce ou le changement d’un fournisseur, à demander une évaluation en coût et délais des impacts que cela engendre.
• La commande d’une modification : c’est l’étape qui permet la formalisation de la demande dans un contexte commercial agréé par les deux parties.
• La notification de la modification : il s’agit de rendre public, auprès de tous les partenaires du projet, que la modification est effective et à prendre en compte, tant dans la maquette numérique que sur la chaîne.

Si, en théorie, ces processus sont clairs et partagés par une communauté s’efforçant de mettre en place un cycle de vie du véhicule reposant sur les nouvelles technologies de l’information et de la communication, en pratique, chaque société a ses propres processus, identificateurs et méthodes de suivi. Il est important d’étudier chacun d’entre eux pour arriver à un niveau de standardisation acceptable et utilisable par le plus grand nombre.

Nota : ce processus doit prendre en compte toutes les modifications induites par une demande de modification, tant dans l’environnement immédiat ou proche de la pièce (zone d’influence directe) que dans l’environnement a priori indirectement concerné par la requête (zone d’influence indirecte).



La création d’un groupe de travail chez GALIA

En 2000 et 2001, un groupe de travail avait déjà été créé chez GALIA dans le but de traiter ces problèmes. Le résultat de ces travaux avait consisté en un cahier des charges fonctionnel et un cahier des charges techniques qui permettaient de définir un processus de communication type. Une maquette avait été élaborée et attendait d’être programmée et testée lors de projets pilote.

Mais, à cette époque, on vit arriver sur le marché, la solution proposée par une place de marché qui, laissant entendre qu’elle était en mesure de régler la question des modifications, avait conduit à suspendre les travaux.

Le 27 avril dernier, devant le constat que la solution proposée ne conduisait à rien et profitant de la présence exceptionnelle de certains des anciens participants de ce groupe, une nouvelle équipe s’est constituée pour réactiver ces travaux. Les conclusions de cette première réunion où les travaux passés furent représentés, confirmèrent la maturité de la maquette élaborée et ont permis de construire un premier plan de travail afin d’aboutir rapidement à de premiers résultats.

A ce jour, les bénéfices escomptés peuvent être définis comme suit :

• Eliminer toute confusion pouvant intervenir par la multiplicité des processus de gestion des modifications.
• Eviter toute traduction et interprétation du vocabulaire employé.
• Eliminer toute duplication des tâches ou toute reprise après modification tout au long du processus.
• Diminuer le temps de gestion d’une modification.
• Eliminer toute « usine à gaz » dans la gestion des modifications.
• Réduire la formation au processus par l’adoption d’un format et de messages communs.
• Clarifier les rôles dans la relation client fournisseur concernant la gestion des modifications.
• Réduire les obstacles dans l’automatisation et l’interopérabilité du processus.


Mission

La mission de ce groupe de travail réactivé chez GALIA est l’étude et l’essai d'un mécanisme de diffusion des informations depuis les demandes et jusqu’aux réalisations des modifications.

Chaque constructeur doit définir et réaliser l'extraction de l'information (en particulier l'identification des fournisseurs impactés par la modification d'une pièce dont ils ne maîtrisent pas le développement).

Le groupe GALIA doit définir le contenu des messages échangés, l'événement générateur et les modalités de transmissions de façon que, vu du fournisseur, l'accès à l'information soit indépendant du partenaire. La solution à définir doit tenir compte des développements en parallèle entre fournisseurs.


Quelques remarques préliminaires :

• Ceci concerne tout type de données et inclut en particulier les documents techniques.
• Les annonces de début de modification et d'officialisation doivent être données à tous les fournisseurs responsables de pièces qui peuvent être impactées par la modification. Ceci impose donc que le constructeur soit à même de déterminer, pour une pièce donnée et selon le type de modification, quelles autres pièces sont a priori susceptibles d'être impactées.
• Le résultat de l'application de ce mécanisme pourrait être un fichier mis à jour journellement.
• Ce fichier pourrait être transmis par messagerie sécurisée aux chargés de projet des fournisseurs concernés.
• La procédure d'officialisation peut durer 1 à 2 semaines à partir du moment où la modification est terminée.


Objectifs

Ce projet a pour objectif de livrer un cahier des charges GALIA qui formalisera :

a) Les processus à prendre en compte.
b) La validation des cahiers des charges fonctionnels et techniques déjà formulés.
c) Le degré de prise en compte des dits processus dans des solutions commerciales déjà existantes.
d) L’analyse des travaux en cours dans d’autres organisations nationales pour, le cas échéant, travailler sur des questions complémentaires.
e) Les besoins fonctionnels à couvrir en fonctions des populations à équiper.
f) Les contraintes techniques (outils, plateformes, formats…).
g) Les contraintes sur les normes et standards.


Participants

Le projet est constitué avec des représentants de nos deux constructeurs nationaux, ainsi que des principaux équipementiers de l’industrie automobile française. Les profils requis sont des acteurs de l’informatique, des achats et des études dans un premier temps. Ponctuellement, des intervenants extérieurs (consultants et éditeurs) pourront être invités à partager leur expertise.

A ce jour, nous sollicitons d’autres participants pour venir grossir davantage les rangs de l’équipe, afin que nous soyons sûrs de couvrir les besoins les plus larges. Si vous êtes intéressés, n’hésitez pas à contacter Alexandre LOIRE, chef de projet Ingénierie, à l’adresse suivante : loire@galia.com.

Dans un second temps, nous envisageons de créer des liens avec des groupes traitant du même sujet dans les domaines de la logistique et des portails B2B.


Relations SASIG

Il est clair que, dans le monde actuel, un tel projet ne peut rester franco-français. Membre de droit de deux associations internationales, Odette International et SASIG, GALIA cherche à faire de ce sujet, un sujet européen, dans un premier temps, puis mondial. Nous savons d’ores et déjà que le groupe CAD CAM AK du VDA s’est investi sur la question. Il nous semble primordial de s’appuyer sur ces travaux allemands et français pour convaincre nos partenaires suédois et espagnols de l’Odette Engineering Functional Comittee qu’il faut aborder cette question pour les échanges en Europe.

Il en va de même pour le consortium SASIG qui regroupe GALIA, le VDA, Odette Suède, l’AIAG (USA) et le JAMA (Japon). De premières discussions ont permis d’évaluer le besoin de coopérer dans ce domaine. Un groupe de travail devrait démarrer prochainement. Dans les deux cas, nous nous assurerons que les actions de validation et de « reporting » nécessaires seront prises pour que toute l’information soit partagées entre ces équipes nationale, européenne et mondiale.


Alexandre Loire
Chef de Projet Ingénierie
Tél. : 01.41.31.68.65
loire@galia.com

Les dossiers
GALIA - Groupement pour l'Amélioration des Liaisons dans l'Industrie Automobile