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Publication du BOFIP sur la numérisation des factures et disparition du double électronique !


Le BOFIP (BOI-CF-COM-10-10-30-10-20180207) sur la numérisation des factures est arrivé !

Le sujet de la numérisation des factures papier est traité à l’article 100 et suivants.

Le procédé de numérisation s’inscrit directement dans les obligations relevant de la piste d’audit :
« Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation. Cette organisation doit être documentée c’est-à-dire que les différentes phases de la numérisation doivent être décrites, présentées et expliquées. Elle est propre à chaque entreprise. »

Avec des processus d’audit réguliers :
« Il appartient à chaque entreprise d’effectuer régulièrement des contrôles, sous sa responsabilité, de la fiabilité des factures ainsi numérisées, permettant de justifier le respect des modalités de numérisation fixées à l’article A. 102 B-2 du LPF. »

Parmi les modalités, on retiendra que :

  • La numérisation doit être en couleur si les couleurs sont signifiantes.
  • Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document numérisé est conservé sous format PDF et est assorti soit d’un cachet serveur, soit d'une empreinte numérique, soit d'une signature électronique ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification.
  • Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

La facture d’origine reste la facture papier, la facture numérisée étant une copie fidèle et durable permettant la déductibilité de TVA. MAIS si lors d’un contrôle, l’administration considère que la numérisation n’a pas été faite conformément au BOFIP, l’original papier pourra être demandé. Il convient donc d’être prudent avant de détruire définitivement les originaux papier.

Enfin, le BOFIP revient sur le double électronique qui permettait d’archiver l’image de la facture (PDF) avant impression, pour en faire un double électronique. Désormais, le double électronique n’existe plus (à compter du 1er juillet 2018) et est remplacé par la numérisation de la facture originale par l’émetteur.
En clair, les entreprises qui ne souhaitent pas conserver un double papier de leurs factures émises sous forme papier doivent les imprimer, puis les numériser en respectant les dispositions de numérisation.





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