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| :: GALIA VOUS EXPLIQUE :: |
  
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La Traçabilité De quoi s'agit-il ? On ne trouvera pas la définition de ce terme dans un dictionnaire français car il est un néologisme qui nous vient de l'anglais trace ability. Il faut alors se référer à la définition donnée dans la norme ISO 8402 : Aptitude à retrouver l'historique, l'utilisation ou la localisation d'article(s) ou d'activité(s) semblable(s) au moyen d'une identification enregistrée. Analysons chacun des principaux termes : Retrouver : - Retrouver quoi : des informations aptes à répondre à une question ; - Retrouver quand : lorsque la question est posée (la réponse va prendre du temps) ou d'une manière systématique (un système de gestion des bases de données bien organisé, donnera rapidement une réponse fiable). C'est la différence entre le "tracing" et le "tracking") ; - Retrouver où : dans mes bases de données dans lesquelles les données de traçabilité auront été sauvegardées ; - Retrouver comment: sauvegarder des données est une chose, les gérer en est une autre. Il faut donc mettre en place des procédures d'archivage et de gestion appropriées. Article(s) ou activité(s) La signification de ces termes peut être fonction du business de l'utilisateur: une pièce, un lot, une activité, un compte en banque. Un autre terme, neutre et plus générique, peut être préféré: entité. Une entité est tout ce qui est sujet à un domaine applicatif, qui fait l'objet d'une procédure (de gestion ou d'identification). Semblable(s) Il ne faut pas confondre semblable, unique, générique et spécifique. - semblable = peu différent ; - unique = il y a bijection entre une entité et son identifiant; il n'y a pas d'ambiguïté ; - générique, spécifique = relatif à une série d'entités identiques, par ex. un code article. Une identité enregistrée Identifier quelque chose c'est nécessaire, mais pas suffisant. Il faut gérer cette identité parmi d'autres, dans une base de données. Cette gestion et l'organisation qui va autour est une des bases d'un système de traçabilité fiable et performant. Traçabilité, pour quoi faire ? C'est avant tout une question de saine gestion. Préoccupation majeure des gens de marketing Certains fabricants ne savent pas qui va acquérir leur produit: dans l'emballage d'articles radio ou électro-ménager, le client trouve une 'carte de garantie à faire valider'. La garantie étant une obligation légale, les informations qu'il va renvoyer vont, en fait, nourrir la base de données marketing du fabricant qui connaîtra ainsi la catégorie socio-professionnelle, l'âge, la raison de l'achat, etc…, du client-utilisateur. Nécessité en logistique La logistique des industriels est de plus en plus tendue et du fait que le donneur d'ordres est responsable de ses sous-traitants et prestataires, il est important de savoir où se trouve tel ou tel colis. La SNCF ne s'y est pas trompée : elle équipe ses wagons de marchandises et ses triages de balises radio-fréquence. Elle peut à tout moment et d'une manière automatique, dire en interrogeant sa base de données, où se trouve tel wagon dans lequel a été chargé tel colis. La précision de l'information (dans ou entre tel et tel triage) suffit. Tracer quoi ? Il faut définir ce que l'on veut tracer (pertinence de la traçabilité) et à partir de quand cette trace a une signification. · Sans doute ne faudra-t-il pas tracer une vis d'assemblage d'une pièce de garniture, mais par contre un boulon d'assemblage d'une pièce de sécurité sera tracé d'une manière unitaire. Un marquage directement sur une pièce aussi petite, est maintenant possible. · Faut-il tracer chaque pneumatique ? Depuis un récent problème la législation US oblige nos collègues US à reconnaître l'identité de chaque pneu monté sur un véhicule, donc dès le montage. La traçabilité est une prescription normative La section 4.8 des normes ISO 9001-ISO 9002 'identification et traçabilité des produits' dit : - Lorsque cela est approprié, le fournisseur doit établir et tenir à jour des procédures d'identification du produit (...) au cours de toutes les phases de la production, de la livraison et de l'installation. - Lorsque la traçabilité est une exigence spécifiée et dans les limites de cette exigence, le produit isolé ou les lots doivent avoir une identification unique. Cette identification doit être enregistrée. Le fabricant est responsable de la bonne qualité des produits qu'il livre. Avec un système de traçabilité performant, il pourra effectuer un rappel efficace de produits défectueux. A nouveau faisons l'analyse des éléments principaux de cette prescription normative : Etablir et tenir à jour des procédures d'identification : Un système de traçabilité consiste en une chaîne d'informations gérées, avec l'organisation qui va autour, et la solidité de cette chaîne dépend de celle de son plus faible maillon. Le plus faible maillon ? C'est à coup sûr une opération humaine : il faut les avoir toutes dans le collimateur car c'est là que se produira un pépin. Pour distinguer une entité (colis ou article, à tracer d'une manière spécifique) d'une autre il faut lui attribuer une identité -l'ISO prescrit qu'elle doit être unique- et la gérer avec un système d'identification approprié. Le meilleur sera un système de reconnaissance automatique (codes barres, étiquette radio-fréquence) puisqu'il évite une transcription humaine. Toute entrée ou sortie d'un stock ou d'un outil fera l'objet d'une saisie d'identité. Toutes les phases : En plus d'une identification en entrée/sortie, chaque étape de fabrication fait l'objet d'une identification : elle est automatisée chez certains équipementiers de l'automobile. Une identification unique : Lorsque la première version des normes de qualité ISO 9000 est sortie en 1989, les industriels qui avaient contribué à leur élaboration ont dû se mettre en quête d’une réponse à cette prescription normative (dans le texte anglais de base il est écrit ‘shall be unique’ ) : La grande distribution française en premier, puis les industriels français réunis à l’AFNOR ont déterminé une règle de construction simple répondant à ce besoin à partir de l’existant: il fallait limiter l’impact financier de l’évolution. Avec le concours de GALIA la première norme est donc parue en France en 1992 (NF Z 63-400), a été reprise par le Comité Européen de Normalisation en 1996 (EN 1572) dont les travaux ont été soutenus par ODETTE parmi d'autres industries, puis par l’ISO en 1999, et l'«identifiant unique » que décrit cette norme ISO 15459, est mieux connu sous le nom de Licence Plate, défini plus bas. Comme toutes les industries de la planète, l’automobile a donc pris ce Licence Plate en compte lorsqu’il s’est agit de faire évoluer l’étiquette. La mise en place de ce Licence Plate était également une exigence des Constructeurs pour bâtir un système de traçabilité fiable. Unique où ? Le minimum incontournable est bien entendu qu'il soit déjà unique dans le système qui l'a attribué. Vu le développement d'une économie mondialisée, la réalité impose que l’identifiant d’un colis reste unique tout au long de la supply-chain, où qu'il puisse se trouver, et il est bien sûr hors de question de faire des identifiants différents selon la destination de l'entité. Le banal numéro de série géré par un compteur remis à zéro en début d’année, ne peut plus convenir : il faut trouver un ‘identifiant unique dans le monde’. Unique pendant combien de temps ? Tout dépend des exigences du marché : - dans l’aéronautique, cette période s’étend sur 35 ans, durée de vie normale d’un avion et donc des pièces ou sous-ensembles qui le constituent ; - dans l’alimentaire, un numéro de lot (c’est le lot qui est identifié) doit être unique de quelques jours (yaourts) à 3 ans (conserves) ; - dans la recherche agro-alimentaire (OGM par ex.) elle est sans limite ; - dans la pharmacie elle est réglementée par décrets. Dans l'automobile, il y a plusieurs niveaux d'exigences : - pour les matières premières ou les équipements, 2 années constituent la limite industrielle; - pour les automobiles finies, une durée de plusieurs dizaines d'années peut être jugée souhaitable. Chaque intervenant dans chaque métier, définit la durée pertinente de l'unicité de l'identifiant, pour ce qu'il livre. Cette durée peut influer sur le nombre de caractères du numéro de série (il peut être décidé de mettre en première position le dernier chiffre du quantième de l'année) ; ou la taille de la mémoire qui les gère, mais le prix de la place mémoire n'est plus très important. Suivant quelles règles ? Celles de la norme ISO 15459, énoncée plus haut, qui décrit le mode de construction d'un identifiant unique dans le monde, géré par secteurs de l'industrie, le Licence Plate (voir "Galia vous explique Le Licence Plate"). Les outils de la traçabilité Comme nous l'avons vu, la traçabilité est un ensemble d'informations chaînées, dans lequel, comme pour toutes chaîne, la solidité globale est fonction de celle de son plus faible maillon. Il faut donc tout mettre en œuvre pour éviter les opérations manuelles en mécanisant ce qui peut l'être. Mécanisation des échanges d'informations : L'Echange de Données Informatisé, indépendamment de la syntaxe, XML ou EDIFACT, est tout à fait approprié pour éviter la manipulation des données, pour autant que les informations reçues soient intégrées dans les systèmes informatiques qui les reçoivent et qui sont seuls capables de gérer une somme de plus en plus importante d'informations dans un laps de temps de plus en plus réduit. Nous ne développerons pas ici l'outil EDI, ni sa mise en œuvre: il fait l'objet d'un document spécifique. Mécanisation de l'identification : L'identification automatique des colis, avec une étiquette codes barres, radio-fréquence ou toute autre technologie, permet là encore de s'affranchir d'une saisie manuelle. ETI8 - La nouvelle étiquette de l'automobile mondiale L'étiquette Odette-GALIA date de la fin des années 1980 et, pour tenir compte des nouveaux besoins logistiques (logistique tendue, business mondialisé) GALIA s'est fortement impliquée dans les travaux de standardisation d'une étiquette mondiale, qui a réuni les européens, les américains du nord et les japonais. Le standard résultant de ces travaux est l'étiquette mondiale de l'automobile, référencées ETI 8 dans la collection des standards GALIA. Cette nouvelle étiquette a fait l'objet d'une réunion d'information fin octobre 2001. - Pourquoi une nouvelle étiquette Une nouvelle étiquette ? Mais ETI1 donne satisfaction ; alors pourquoi changer ? Pour quoi faut-il abandonner l’ancienne étiquette ETI 1, tirée du standard Odette de 1988 ? C’est une question courante que l’on se pose à chaque changement. - Les raisons du changement En relisant les comptes-rendus de réunions, on s’aperçoit que toutes les évolutions ont été bloquées depuis 1993 pour être intégrées dans « la » nouvelle version d’étiquette. Au cours de la période 1993-1999 Odette a donc décidé de stopper les travaux sur cette nouvelle étiquette pour tenir compte des principaux changements intervenus dans le panorama. Nécessité faisant force de loi, on a bricolé depuis pour satisfaire les exigences incontournables qui se sont fait jour avec la mise en place de logistiques de plus en plus tendues : - le marché n’est plus national, ni régional : il est devenu mondial. Il faut utiliser une étiquette acceptée par toutes les organisations professionnelles de l’automobile mondiale, acceptée par tous les partenaires, - les nouvelles règles de logistique avec flux tendus, imposent de nouveaux fonctionnements, de nouvelles données, - il faut intégrer les normes ISO relatives à l’étiquetage et à la saisie automatique des données, - un identifiant unique dans le monde est nécessaire, seul permettant une traçabilité fiable, - il faut tenir compte des acquits de l’ancienne étiquette. Vu l’urgence du besoin, les organisations européenne (Odette), japonaises (JAMA-JAPIA) et américaine (AIAG) se sont mises d’accord pour unir leurs efforts et développer un standard commun dans un délai très court. La première réunion s’est tenue en août 1999, la dernière en août 2001. Entre temps GM a mis en œuvre un prototype de la nouvelle étiquette de manière à en intégrer le retour d’expérience dans le standard final. GALIA s’est très fortement impliquée dans ces travaux. - Les orientations Il a été relativement facile de se mettre d’accord sur les objectifs et les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre, mais il a fallu tenir compte de spécificités régionales. Ainsi les américains ont une étiquette de format réduit (A6 = 148x 105 mm) qu’ils collent sur les colis, alors que les européens ont une étiquette de plus grandes dimensions (A5 = 210 x 148 mm) qui est mise dans des porte-étiquettes faisant partie intégrante de l’emballage. Il était hors de question de jeter tous ces emballages pour une question de dimensions d’étiquette ! Le bon sens a donc prévalu et nous avons développé un même standard mondial avec : - 2 formats standards de base A6 et A5 de mêmes dispositions et contenu des données, - une petite étiquette de faible hauteur (210 x 74 mm). La majeure partie des échanges se faisant maintenant avec des messages électroniques liés, il a été admis qu’une seule donnée puisse être codée à barres, véritable clé d’accès aux données reçues par électronique (avis d’expédition par exemple), saisie automatiquement et transférée dans les applicatifs pour déclencher des automatismes. Cette nouvelle étiquette fait l’objet d’un atelier d’information le 30 octobre après midi. Son plan n’a rien de novateur en soi ; il tient compte : - des prescriptions normatives, - des nécessités logistiques connues, - de l’expérience acquise avec la précédente étiquette. - Avantages de la nouvelle étiquette L’avantage certain est que la même étiquette sera utilisée partout dans le monde de l’automobile, au profil client près, mais jusqu’où peut-on éviter les particularités ? Ainsi plus besoin de chercher à comprendre le contenu d’une étiquette : les données sont toujours disposées de la même manière, indépendamment du fournisseur ; l’identifiant unique dans le monde, que constitue le Licence Plate, autorise des applications de traçabilité fiables et faciles à mettre en œuvre : avec une seule lecture j’ai automatiquement accès à un grand nombre de données logistiques. Les innovations les plus importantes sont : - la mise en place et la gestion du « Licence Plate », - l'utilisation de nouveaux code barres. - Mise en place et gestion du Licence Plate Aujourd’hui l’étiquette utilise un numéro de série à 9 chiffres, précédé d’un identifiant de donnée S , M ou G selon que la palette est mixte ou non. Demain nous utiliserons un Licence Plate à 20 caractères, précédés d’un identifiant de donnée 1J, 5J ou 6J, là encore selon que la palette est mixte ou non, en fonction de règles normalisées bien établies. Les deux systèmes peuvent donc co-habiter sans conflit, en fonction de la capacité du partenaire commercial, à utiliser l’un ou l’autre identifiant. Il s'agit de gérer 2 modèles d'étiquettes, chacune avec ses spécificités. Les codes barres de la nouvelle étiquette - Symbologie linéaire La seule donnée qui doit obligatoirement être codée à barres, est le Licence Plate. Sa longueur et la place disponible, liée à celles des porte étiquettes, font qu'on peut facilement utiliser une symbologie linéaire pour l'encoder. Le porte étiquette GALIA comporte des glissières sur 3 côtés, et une partie en fil métallique, qui maintient l’étiquette dans son porte étiquette. Cette partie a une forme de H dont la barre centrale est horizontale, qui partage l’étiquette en deux. Le numéro de série à 9 chiffres actuellement utilisé, tient dans les 105 mm laissé libres par le porte étiquette. La seule symbologie existante en 1989, était le ‘code 39’ ; elle convenait très bien. Avec un Licence Plate à 20 caractères sans modifications du porte étiquette, le Licence Plate en « code 39 » dépasserait sur la zone adjacente : inacceptable puisque le code barres deviendrait alors illisible, en partie caché par la partie verticale du porte étiquette. Heureusement l’industrie du code à barres a créé une autre symbologie plus dense, le « code 128 », également normalisée, qui permet de loger les 20 caractères dans les limites imposées du porte étiquette. Heureusement encore, les imprimantes codes barres du commerce peuvent traiter l’une ou l’autre symbologie sans problème, comme une ‘police de caractères’ différente. Quant aux lecteurs, pas de problème non plus : ils savent distinguer automatiquement toutes les symbologies. Le changement de symbologie est donc tout à fait transparent pour l’utilisateur. - Symbologie bi-dimensionnelle Au cours du développement de cette nouvelle étiquette il a été jugé utile de prévoir une zone où l’on pourrait écrire un message, soit un message d’avis d’expédition en back-up de l’EDI, soit un certificat qualité. Dans ce domaine il n’est plus question d’encoder 20 caractères comme le Licence Plate, mais bien plusieurs milliers : une symbologie linéaire ne convenait plus. Là encore l’industrie du code à barres avait prévu cette évolution et créé de nouveaux types de symbologies où les caractères ne sont plus symbolisés par une alternance de barres et d’espaces, mais par la disposition de points dans une matrice, d’où le nom de symbologies matricielles ou bi-dimensionnelles (2-D) parce qu’il faut lire verticalement et horizontalement pour interpréter les signaux. L’automobile US a mis en place un tel message, en PDF 417, dans lequel toutes les données de l’étiquette sont contenues pour être éventuellement lues d’un seul coup, en back-up ou à la place du message d’avis d’expédition. D'autres symbologies, en cours de normalisation, peuvent véhiculer jusqu’à 5000 caractères (et ces limites peuvent être dépassées sous certaines conditions!) dans un espace encore plus réduit. L’utilisation de symbologies 2-D implique l'utilisation d'imprimantes récentes (adieu les imprimantes à aiguilles !) et de lecteurs différents des appareils habituels. Bien que le standard "étiquette mondiale" soit d’application identique partout dans le monde, GALIA a préférer retarder l’utilisation de symbologies 2-D pour éviter à ses Membres de devoir investir en nouveau matériel d’impression et de lecture. Cette application sera ouverte plus tard, mais on ne peut exclure que des partenaires commerciaux étrangers l’imposent. Dans ce cas GALIA se tient à la disposition de ses adhérents pour étudier les demandes et les conseiller dans ce changement. L'organisation de la traçabilité Recevoir des données provenant de fichiers électroniques reçus d'un partenaires, ou provenant de la saisie automatique d'une étiquette, c'est nécessaire mais pas suffisant: il faut les gérer par des applicatifs appropriés et créer une organisation appropriée. Stratégie de Direction Générale, la traçabilité est un vrai Projet d'entreprise avec un pilote et un comité de suivi, et une mise sous Assurance Qualité. Cette organisation et la méthode à utiliser, a fait l'objet de travaux multi-sectoriels chez EDIFRANCE en 1994 "Concepts et mise en œuvre de la traçabilité", où GALIA s'est encore très fortement impliquée, dont nous reprendrons les grands traits. Ainsi que nous l'avons exposé, les projets couverts incluent la transmission des données et la reconnaissance automatique de l'identité du flux physique dans l'unique but de mécaniser les tâches. Ce travail est facilité par la prise en compte de normes internationales et par la recherche de références dans la profession. Mise en place de l'organisation L'organisation doit être mise en place à froid, de manière à pouvoir être activée à chaud. Des exercices devront être effectués pour vérifier son efficacité. A chaque fois devront être réaffirmés la nécessité : - de garantir une information réciproque et permanente des partenaires, - et de déterminer en concertation les mesures à prendre. Il est étonnant de constater au quotidien que les Responsables d'entreprise, pourtant concernés au premier chef, semblent se contenter qu'on leur dise que tout est sous contrôle : le dire, c'est bien mais le faire, c'est mieux! On met en place un système de traçabilité en espérant qu'il ne servira jamais et tous progrès dans une meilleure solidité de la chaîne de la traçabilité est à imputer au "manque à perdre", puisqu'on ne doit pas s'en servir, mais quel manque à gagner lorsqu'un maillon casse ! Les acteurs et la cellule de crise Les acteurs du projet "traçabilité" d'une entreprise doivent être : - la DG : en cas de manque de traçabilité elle est 'fortement' impliquée. Le PDG est responsable aux yeux de la Loi et les conséquences financières peuvent mettre l'entreprise en péril ; - la Direction de la Qualité: c'est elle qui met en œuvre la traçabilité au cours de la production, grâce à des procédures sous AQ, en liaison avec - la Direction des Méthodes, s'il y en a une, qui aura rédigé les procédures de rappel ; - la Direction Logistique qui sait où se trouvent les produits concernés par le problème ; - la Direction des Systèmes d'Information: ses systèmes permettent seuls une mise à disposition fiable et rapide des informations propres à répondre aux questions posées et de celles propres à évaluer le risque ; - la Direction juridique : elle donnera son avis sur la conformité ou non de tel processus ou information par rapport aux Lois ou règlement en vigueur ; - la Direction de la Communication: elle doit assurer la diffusion des informations jugées pertinentes par les autres Parties, en direction des médias et de la profession. Tous ces acteurs font partie de la cellule de crise qui sera activée à chaque alerte; la liste de ces acteurs doit être tenue à jour sous AQ et chacun doit avoir un suppléant car la cellule de crise doit fonctionner en toutes circonstances. Chaque membre de la cellule de crise doit connaître parfaitement son rôle et s'y tenir. Aucun membre de la cellule de crise ne doit paraître seul face à des Tiers: il ne pourra pas faire face à chaud aux questions posées; un autre membre pourra dévier l'attaque et lui donner le temps de réfléchir à la réponse. Des Tiers extérieurs seront identifiés et leur liste tenue à jour, pour être activés en cas de besoin, sous le contrôle de la Direction de la Communication qui maintiendra avec eux un contact périodique à froid. Ils peuvent être : - des journalistes, voire des journalistes professionnels: autant bien les connaître et s'assurer de leur confiance a priori pour être sûr qu'ils véhiculeront l'information contrôlée de la cellule de crise, de préférence à toute autre, non contrôlée, souvent contraire aux intérêts de l'entreprise ; - des experts (labos par ex.): vis à vis du public ils sauront apporter un vision non partisane des évènements, donner des explications techniques indiscutables car neutres, rassurer l'opinion ; - des gens de l'Administration qui pourront intervenir dans le cadre de réglementations particulières. Le fonctionnement En fonction des textes applicables (juridique), l'élément déclencheur sera défini en fonction de l'évaluation de l'enjeu. Il faut donc en premier définir cet enjeu et - S'il est faible on peut se limiter à une action en interne ou à un simple retour de pièces défectueuses ; - Mais s'il est fort, décider d'un rappel, action d'envergure qui sera mise sur la place publique. Quelques principes fondamentaux sur les procédures et le communiqué de presse Il faut se montrer humble et : - reconnaître les faits incontestables ; - admettre la responsabilité de l'industrie dans les conséquences qu'elle produit ; - dire clairement ce qu'on va faire pour porter remède ; - soumettre ce qu'on fait et ce qu'on dit au contrôle des partenaires ; - et si possible, réparer les dommages causés. Les pré-requis Une certification ISO 9002 suivie d'une évaluation logistique sont de bons préalables car nombre de dysfonctionnements auront été éliminés à cette occasion: - rédaction de procédures, - responsabilités de chacun clairement définies, - disponibilité des moyens matériels propres à la mise en œuvre de la politique de l'entreprise, - liens vérifiés entre marketing et commercial, - amélioration de la logistique. Conditions d'un bon fonctionnement du système de traçabilité Plusieurs conditions doivent être réunies; le système doit : - être sous AQ (audit régulier), - utiliser un mode d'identification automatique, - posséder une logistique sous AQ, - disposer d'un système d'analyse et de suivi des réclamations, - être couvert par un laboratoire extérieur. Ceci étant énoncé, il faut : - essayer de prévoir l'imprévu (brain-storming, audit avec un Tiers) ; - pouvoir agir vite MAIS sans précipitation car le risque zéro n'existe pas : il faut toujours se considérer en sursis. Au quotidien cela se traduit par la mise en place d'un dispositif adapté, comportant plusieurs niveaux: - niveau 1 : a priori ; degré d'urgence faible -> actions permanentes, - niveau 2 : degré de gravité et/ou d'urgence moyens -> action ponctuelle, - niveau 3 : degré de gravité ou d'urgence élevés (crise ou pré-crise) -> action exceptionnelle. Les difficultés rencontrées Elles peuvent être de plusieurs ordres et ne doivent pas être sous-estimées a priori : - la responsabilité du Président : il ne s'implique pas dans la démarche ; - mise à jour de l'outil informatique irrégulière : les interfaces deviennent difficiles à gérer ; - connaissance et respect des consignes incomplets: on ne peut pas faire face à la crise ; - vérification du système trop peu fréquentes: on ne sait pas si ça marchera ; - dérapage médiatique: un membre de la cellule de crise a parlé seul ou les médias ont profité d'une absence d'information pour asséner la leur. Conclusion Même alors que la Société est certifiée ISO 9002, la traçabilité n'est pas traitée au niveau de responsabilités qu'elle implique. De ce fait le système pèche par manque d'organisation. Utiliser les outils, c'est bien, mais si l'organisation qui va autour n'existe pas ou est mal perçue, de graves problèmes surviendront, toujours au mauvais moment, c'est à dire lors d'une crise. |
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