Généralités / GALIA pour les PME-PMI / 02 2000

PME2_V1R0 02 2000
GALIA pour les PME-PMI

1 INTRODUCTION

Cette recommandation sert de document introductif aux différents " FORUM PME-PMI " que GALIA a décidé d'organiser à partir de cette année. Le premier forum a eu lieu le 9 mars 2000 à Paris, le prochain est prévu le 25 mai à Annecy (Rhône-Alpes), puis ce sera la Franche Comté, la Normandie et le Nord Picardie. Les dates et le programme de chaque manifestation seront disponibles sur le site web de GALIA : .
Ce document comprend deux parties :
1/ Qu'est-ce que GALIA ?
2/ Les réponses à vos questions clés


2 QU'EST-CE QUE GALIA

1. Quel est le but de GALIA ?

GALIA a pour objet d'élaborer et de promouvoir l'utilisation d'outils servant à l'amélioration des échanges entre partenaires du secteur automobile.
Cette amélioration des échanges s'inscrit dans une stratégie globale de la filière automobile qui vise à :
- réduire les temps de développement des nouveaux produits (véhicules, composants)
- diminuer les temps de fabrication et de distribution de ces produits
- accélérer et fiabiliser les flux physiques et d'informations associés
- réduire les coûts correspondants.
Ceci passe par des développements communs, sur des projets précis, touchant à :
- la standardisation des emballages et des moyens d'identification
- la normalisation, la simplification et l'automatisation des échanges d'informations
- et, plus généralement, le traitement de tout problème lié aux échanges de produits, matières ou services entre les entreprises
Compte tenu de la mondialisation croissante des échanges, la mission de GALIA implique sa participation active aux travaux des différentes instances européennes, voire mondiales, chargées de ces questions, afin d'y défendre les intérêts des sociétés du secteur automobile français.

2. Quels sont ses domaines d'activité ?

Les principaux domaines d'activité de GALIA sont :

la Logistique qui recouvre :

les emballages
les supports d'identification (étiquettes)
les processus administratifs (commande, expression de besoins, avis d'expédition, ordre de transport, facturation, etc...)
les bonnes pratiques logistiques
la définition et l'évaluation de la qualité logistique

l'/BIngénierie qui recouvre :

l'organisation en mode projet
la communication entre systèmes de CAO (conception assistée par ordinateur)
la documentation technique
L'ensemble de ces problématiques s'inscrivent à l'intérieur des notions d'entreprise étendue et de plateau virtuel.

l'e.Business (Commerce électronique) qui recouvre :

L' EDI (Echanges de Données Informatisés) qui comprend :

- le choix d'une syntaxe (EDIFACT)
- l'élaboration et la mise en oeuvre de messages correspondant aux besoins fonctionnels exprimés
- le développement de solutions EDI

L'EDTI Echanges de données techniques informatisés) qui suppose:

- la définition d'un format neutre d'échanges CAO (STEP)
- le choix de formats pour les échanges de documents techniques
- l'élaboration et la mise en oeuvre de solutions EDTI

Les Télécommunications qui comprennent :

- la définition de protocoles de communication
- la mise en place de réseaux (exemple : ENX)

3. Quels sont les " produits & services " de GALIA ?

Les " produits " de GALIA sont des recommandations (plus de 150 documents) résultant de l'activité des différents groupes de travail.
Certains documents ont un caractère purement informatif.
D'autres, qui s'appuient sur des réglementations , des normes ou des standards nationaux ou internationaux, constituent de véritables cahiers des charges pour l'élaboration de solutions conformes aux prescriptions.
Tous les domaines d'activité cités au chapitre précédent sont couverts par des recommandations GALIA.
Les plus connus sont :
- les standards d'emballages : cartons et palettes, bacs en plastique, conteneurs métalliques
- les standards d'étiquettes
- les messages EDI : ils en existent plus de vingt différents, mais quatre sont ou vont être particulièrement utilisés : DELINS, CALDEL, AVIEXP, INVOIC
- le protocole de communication OFTP
On trouvera en annexe des exemples de recommandations GALIA (cliquer sur lien)
L'ensemble de la documentation GALIA est disponible sur CD-ROM.
La version 5 de celui-ci, incluant les dernières créations et mises à jour de documents antérieurs, sera diffusée à partir de mars 2000.
Pour répondre aux attentes de ses clients dans les domaines que nous avons cités, toute entreprise doit se procurer la documentation GALIA pour disposer des prescriptions et pouvoir rechercher des solutions.
Pour faciliter cette recherche d'informations, GALIA met à la disposition de ses membres des services complémentaires :
- un service d'information auprès des ingénieurs\/chefs de projets sur les questions correspondant à leur domaine d'activité.
- des " ateliers " où sont présentés les résultats des travaux de GALIA sur un thème particulier : ENX, EFI, Evaluation logistique, etc...
- des " forums " où sont présentés, en partenariat avec les sociétés de services membres Club de l'association, des panels de solutions et des témoignages d'utilisateurs.
- des sessions de formation sur des sujets spécifiques, par exemple la problématique de la migration EDIFACT.

4. Quelle est sont organisation ?

GALIA est une association régie par la loi du 1er juillet 1901.
Elle est administrée par un Comité Directeur de 14 membres (2 PSA Peugeot Citroën, 2 Renault, 10 fournisseurs).
Le Comité Directeur choisit en son sein un président, un vice-président et un trésorier. Le mandat du président est en général de 3 ans, renouvelable une fois.
GALIA fonctionne comme un bureau d'études comprenant un directeur général, des ingénieurs\/chefs de projets, et des agents techniques et administratifs. Certaines personnes du bureau d'études sont détachées par leur entreprise, d'autres sont des salariés GALIA.
Le président actuel est issu de Renault, le directeur général est de PSA Peugeot Citroën.
Le bureau d'études organise l'activité d'une vingtaine de groupes de travail réunissant, selon les cas, de 8 à 20 participants. Plus de 200 personnes contribuent régulièrement à l'élaboration des recommandations GALIA.
Le budget annuel de GALIA est de l'ordre de 10 MF, provenant essentiellement des cotisations de ses membres.

5. Quelle est la place de GALIA en Europe ? dans le monde ?

GALIA est membre des associations européennes Odette et ENX .
Odette est l' O rganisation pour les D onnées E changées par T élé T ransmission en E urope.
Elle a été créée en 1984 et regroupe aujourd'hui huit pays ou groupe de pays :
- l'Allemagne
- le Benelux
- l'Espagne
- la France
- la Grande Bretagne
- l'Italie
- la République Tchèque
- la Suède
L'Afrique du Sud est un membre associé d'Odette et la Turquie frappe à la porte.
La France assure pour l'année 2000 la présidence d'Odette. Pendant ce mandat, Odette va changer son mode de fonctionnement et promouvoir une organisation par projet pour coller davantage aux besoins des utilisateurs.
ENX ( E uropean N etwork EX change) est une association nouvellement créée.
Le but d'ENX est la mise en oeuvre d'un réseau privé et sécurisé de télécommunications, à haut degré de performances. Ce réseau est prévu pour supporter les échanges CAO (EDTi), mais aussi EDI et d'autres applications type visioconférences. Le principal objectif est de permettre le co-développement, avec des systèmes de CAO éloignés les uns des autres.
Les 20 membres fondateurs sont les constructeurs automobiles opérant en Europe et quelques équipementiers et/ou prestataires.
Odette International et les organisations nationales ayant un projet pilote (ANFACT en Espagne, GALIA en France, SMMT en Grande Bretagne et VDA en Allemagne) sont associées à l'organisation ENX.
Au niveau international, GALIA est membre de l'AIAG, son homologue américaine, et participe en direct ou à travers Odette à des groupes de travail communs Odette (Europe), AIAG (USA) et JAMA/JAPIA (Japon).
Odette et GALIA participent aussi aux activités de l'organisation UN/Edifact, chargée de définir et de maintenir des normes syntaxiques pour les échanges EDI.

6. Quels sont ses membres ?

GALIA représente aujourd'hui 420 sociétés (ou groupes) répartis comme suit :
- 340 sociétés industrielles (membres actifs et associés A)
- 70 sociétés de services (membres Club)
- 10 organisations ou associations proches (membres associés B)
Les 340 sociétés industrielles représentent environ 40 % des fournisseurs de PSA Peugeot Citroën et de Renault, mais 80 % de leur volume d'achats.

7. Quel est mon intérêt, en tant que PME-PMI, d'adhérer à GALIA ?

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, voulant demeurer ou devenir fournisseur de l'industrie automobile, doit en accepter les contraintes en matière de communications, et surtout de communications électroniques.
Il y a des " langues " communes à utiliser (c'est l'Edifact pour l'EDI, c'est le STEP 214 pour l'EDTi) et des solutions à mettre en oeuvre.
Les constructeurs et, par ricochet, les équipementiers conduisent des projets dans les domaines de l'ingénierie, de la production, de la distribution, qui requièrent l'utilisation à 100 % de certains outils élaborés à partir des travaux de GALIA.
Mais point n'est besoin d'être sous la pression de ses clients pour s'intéresser à ces solutions.
Elles sont par elles-mêmes génératrices de progrès :
- allègement et fiabilisation des processus administratifs
- accélération des flux et réduction des en cours (stocks, recouvrements de factures)
- rigueur nécessaire de l'organisation
et concernent par conséquent toute entreprise désireuse d'évoluer.
Le chemin le plus court pour découvrir ces outils et les mettre en oeuvre rapidement est donc de se rapprocher de leur initiateur.
GALIA saura mettre à la disposition de l'entreprise les produits et services décrits plus haut, pour un coût annuel représentant environ une journée de consultant.


3 RÉPONSES A VOS QUESTIONS CLES

1. Comment répondre aux attentes de mes clients en matière d'échanges ?

Pour une PME-PMI, les attentes des clients automobiles peuvent être différentes s'ils sont constructeurs, équipementiers ou fournisseurs de rang 2.
Les constructeurs ont les mêmes exigences quelle que soit la taille de leurs fournisseurs, à savoir, dans l'ordre de priorité :
- la pratique de l'EDI pour :
- simplifier et fiabiliser le processus de réception (AVIEXP)
- rapprocher prévision de consommation (DELINS) et réquisition (CALDEL) pour réduire les stocks
- alléger la charge d'administration comptable (INVOIC)
- l'utilisation des étiquettes aux formats standards GALIA/Odette pour faciliter la réception et l'acheminement des produits jusqu'au lieu de consommation
- le conditionnement de certains composants en emballages standards (cartons, bacs) pour réduire la taille des lots, donc les stocks, permettre une manutention manuelle et améliorer l'ergonomie des postes de travail.
- la pratique de l'EDTI (échanges de fichiers CAO), d'abord en batch et bientôt en temps réel grâce à la mise en oeuvre d'un format neutre d'échanges (STEP) et d'un réseau sécurisé, à haut débit (ENX).
On peut estimer à 20/25 % la proportion d'équipementiers de rang 1 ayant développé des projets logistiques ou techniques générant les mêmes besoins d'échanges électroniques que les constructeurs. Mais de nombreuses sociétés mettent en place des plans à 3 ans (2000-2002) incluant ces objectifs.
Il faut s'attendre à un accroissement significatif des demandes dès cette année.
Le dénominateur commun de tous ces projets est qu'ils s'inscrivent dans des chaînes logistiques ou techniques continues qui impliquent l'homogénéité et la cohérence des solutions.
Il n'y a donc pas, à proprement parler, de solutions spécifiques PME-PMI, ni même de solutions simplifiées ou allégées, si ce n'est dans le domaine de l'EFI.

2. Quelles sont les solutions disponibles ?

Elles concernent les domaines suivants :
- Les emballages
- Les étiquettes
- L'EDI
- L'EDTI
- Les télécommunications

2.1 Les emballages

Les emballages perdus :

Les fabricants de cartons et de palettes commercialisent depuis de nombreuses années des produits conformes aux standards GALIA.
GALIA ne peut pas recommander tel ou tel fabricant, car ils sont nombreux, mais peut fournir le cahier des charges à transmettre au moment de la consultation.

Les bacs plastiques :

GALIA a défini le cahier des charges et validé les offres de quelques fabricants ayant fait certifier leurs produits par le LNE.
La liste peut être obtenue auprès de GALIA.

2.2 Les étiquettes

L'impression d'étiquettes nécessite l'utilisation :
- d'un logiciel d'impression spécifique
- d'imprimantes appropriées.
Certaines entreprises développent leur propre applicatif d'impression d'étiquettes codes à barres, mais le plus simple et plus économique est de choisir une solution du marché.
Toute information sur ce thème peut être obtenue auprès de GALIA.
Deux techniques d'impression sont généralement rencontrées : l'impression par transfert thermique et l'impression laser.
- La technique d'impression par transfert thermique est plus fiable en milieu industriel et la lisibilité du code à barres est meilleure, par contre ce type d'imprimante est plus coûteux à l'achat.
- La technique laser, dans certains cas, peut poser des problèmes :
- à proximité d'une source électrique industrielle (robot de soudure, alimentation électrique,...)
- en cas d'utilisation d'étiquette adhésive (celle-ci, sous l'effet de la chaleur, peut se décoller de son support et se coller sur le tambour).
Elle est par contre moins onéreuse à l'achat.

2.3 L'EDI

Ce domaine recouvre plusieurs problématiques et fait donc appel à plusieurs types de solutions.
Il s'agit d'échanger des données sous forme électronique entre des systèmes d'information différents, dans des entreprises pouvant opérer dans des pays distincts.
Il faut donc utiliser :
- un langage commun
- des logiciels de traduction
- des logiciels de communication
- des serveurs internes ou externes organisés en réseaux

Les messages

Un message définit un contenu de données correspondant à une fonction particulière : commande, expression de besoins, avis d'expédition, facture, etc...
Ces données sont organisées et codées suivant une norme acceptée par les partenaires. Dans l'automobile, selon les secteurs d'activité et les utilisateurs, plusieurs normes sont encore utilisées, mais l'organisation Odette dont GALIA est membre a choisi d'utiliser la norme EDIFACT.
Les anciens messages Odette V3 sont progressivement remplacés par des messages Odette V4 ou V5 qui sont en EDIFACT.

Les formulaires

La mise en oeuvre de messages et de traducteurs EDI dans les PME-PMI, gérant des petits flux avec leurs clients automobiles, peut sembler difficile et onéreuse à certains.
GALIA élabore, pour répondre à cette situation particulière, un cahier des charges EFI (échanges de formulaires informatisés). Celui-ci sera disponible à partir de début Avril 2000.
On peut imaginer deux partenaires n'échangeant que des formulaires, mais le cas le plus fréquent sera celui d'un donneur d'ordres pratiquant l'EDI avec des fournisseurs utilisant l'EFI.
L'application EFI pourra être implantée soit sur le serveur du donneur d'ordres, soit chez un prestataire.
L'offre EFI (on dit aussi Web EDI) de la part des prestataires va être abondante. GALIA a répertorié une bonne douzaine de membres Club offreurs de ce type de solution.

Les traducteurs

A l'origine de GALIA, entre 1984 et 1990, l'offre de traducteur EDI correspondant aux besoins automobiles n'existait pas. Il a donc fallu la susciter. GALIA a élaboré un cahier des charges et conclu un protocole avec la CGI pour la réalisation du traducteur SY.GALIA. CGI a été repris par IBM GS qui elle même, en accord avec GALIA, a cédé la propriété industrielle de SY.GALIA (devenu Edibase) à la société Adonix.
Aujourd'hui, l'offre de traducteurs est plus développée. GALIA compte parmi ses membres Club une dizaine d'offreurs de solutions.
GALIA prépare pour mi-2000 un " Guide des solutions EDI " (de ses membres Club) où ces SSII seront référencées.

Les logiciels de communication

Les stations EDI doivent être équipées de modems et de logiciels de communication pour gérer les transferts de données.
Odette a défini un protocole (OFTP) qui est le standard utilisé dans toute l'industrie automobile européenne.

Les RVA

Les échanges s'effectuent soit directement entre partenaires industriels, soit via un prestataire que l'on appelle aussi RVA (réseau à valeur ajoutée).
L'offre de RVA est assez large. Des informations peuvent être demandées à GALIA, en attendant le Guide des solutions EDI.

2.4 L'EDTI

GALIA a élaboré le cahier des charges d'une station EDTI permettant d'échanger des fichiers CAO entre partenaires, en mode batch.
Encore faut-il que les formats de ces fichiers soient acceptables par les partenaires, et qu'ils utilisent donc les mêmes systèmes CAO (EUCLID, CATIA). On parle alors de format natif.
On veut maintenant pouvoir échanger des données CAO en temps réel, entre des systèmes différents.
Il faut :
* Passer par un format neutre c'est l'objet de la norme STEP214.
* Utiliser un réseau à haut débit et
sécurisé : c'est le but du réseau ENX qui se met en place à l'échelle européenne.

2.5 Les télécommunications

Il existe maintenant un panel de solutions :
- RTC/RNIS : Réseau téléphonique analogique ou numérique
- LS : ligne spécialisée
- Transpac
- Internet
- ENX, réseau privé, basé sur la technologie Internet.
L'EDI et l'EDTI se pratiquent aujourd'hui sur les trois premiers supports.
On voit l'émergence de solutions Web EDI qui ne sont pas, à proprement parler, de l'EDI mais de l'EFI (au sens où nous l'avons défini).
L'ENX est une réponse très intéressante aux problèmes de débit, de sécurité et de coût, même pour une PME-PMI.
Toutes les caractéristiques et les possibilités offertes par ce réseau ne sont pas encore connues : il faudra donc continuer de suivre les travaux de GALIA sur ce sujet.

3. Combien ça coûte ?

L'analyse porte sur la comparaison des coûts EDI (avec intégration dans un applicatif de gestion commerciale) et des coûts EFI (sans intégration).
Nos hypothèses sont les suivantes :
- 10 articles donnant lieu à 10 DELINS, 10 AVIEXP et 10 INVOIC par semaine
- amortissement des matériels et des logiciels sur 5 ans
Nous avons pris en compte les solutions les plus économiques disponibles sur le marché .
Investissement :

Coût d'exploitation :

Comme l'indique le tableau, une solution EDI + application de gestion commerciale revient à 30 KF/an maximum à une PME qui gère 10 articles en livraison hebdomadaire.
Une solution de type EFI sera, du point de vue informatique, moins chère.
Mais la non intégration des données induit des coûts administratifs (saisies) et de non qualité (erreurs, écarts de stocks, délais d'exécution) vraisemblablement supérieurs aux 24 KF d'économie /Bapparente.

4. Quel est mon intérêt de les utiliser ?

Répondre aux grandes fonctionnalités des constructeurs et par le fait aux équipementiers et fournisseurs de 1er rang, c'est tout simplement le " droit à travailler ".
En effet ces outils standards et recommandations élaborés chez GALIA, sont le résultat du travail commun des constructeurs et de leurs fournisseurs de 1er rang, dans le but d'améliorer la performance globale du secteur automobile français. La solidarité des entreprises membres sur ce sujet est la plus sûre des garanties de leur avenir individuel.

4.1 Les emballages

Grâce aux emballages recommandés par GALIA l'ensemble des partenaires, à tous les niveaux du secteur automobile ont pu standardiser une grande partie des emballages et des palettes qui transitent dans les différents points de fabrication et de consommation.
Avec ce principe, l'utilisation de ces emballages standards réutilisables va pouvoir se faire dès la fabrication des pièces chez le fournisseur ou sous-traitant.
Grâce à la mise en place des bacs Odette, il n'y a plus besoin de bac intermédiaire, principe pénalisant puisqu'il fallait systématiquement remettre les pièces dans un emballage définitif avant d'expédier les pièces.
Nous pouvons dire qu'à la mise en oeuvre de ce type d'emballage, il y a des gains de productivité.
Ces conteneurs et palettes, grâce à leur dimension standard, à leur propriété de gerbage, ont permis d'optimiser la manutention, le chargement et le déchargement des camions.
Les cahiers des charges au niveau de la conception et de la qualité des emballages ont permis une protection efficace des produits livrés, donc des litiges en moins à l'arrivée des pièces, ainsi que des règles strictes au niveau des poids préhensible manuellement.
PART " chez les constructeurs français fait de plus en plus apparaître des contrats de prêt à usage (le client est propriétaire des emballages), système très favorable pour le fournisseur.

4.2 Les étiquettes

IDENTIFICATION - ACHEMINEMENT - TRACABILITE
Grâce à l'étiquette code à barres GALIA/Odette, les partenaires du secteur automobile ont pu facilement identifier et acheminer les produits livrés tout en gardant une bonne traçabilité.
Pouvoir sur un seul support donner l'ensemble de ces informations à permis une grande productivité :
* Une seule étiquette (U.C) ou (U.M) générée par le fournisseur va permettre au produit d'aller jusqu'au point de consommation (point de montage sur chaîne du client final).
* Les informations données et restituées par ces étiquettes viennent directement des données transmises par les messages d'expression de besoin (DELINS ou KANBAN) de ce même client.
* Des informations de traçabilité et de qualité vont être renseignées sur ces étiquettes :
Indice de modification
Assurance Qualité Produit (A.Q.P.)
Sigle de Sécurité et ou de réglementation
Certaines de ces informations donneront le feu vert au montage des pièces sans un contrôle systématique avant montage.
Cet outil permet de dégager une grande productivité grâce à la lecture code à barres, le fait d'utiliser le même support d'un bout à l'autre de la chaîne industrielle a aussi permis de réduire de façon importante les coûts logistiques dans les secteurs suivants :
- Centre de regroupement logistique ou Centre de préparation logistique
- Magasin avancé fournisseur
- Réception administrative fournisseur
- Réception administrative client final
- Gare routière client
- Point de déchargement
- Point de consommation
Enfin, la gestion des étiquettes va permettre de structurer l'ensemble de l'entreprise à travers l'identification et le suivi des flux.
Les stocks et en-cours de produits finis ou semi-finis vont être mieux ciblés et devraient naturellement diminuer.

4.3 L'EDI

L'EDI permet l'intégration totale des données télétransmises dans les systèmes de gestion interne " Client-Fournisseur ". Grâce à cette conception, ces données vont traverser l'applicatif interne du fournisseur pour " irriguer " les trois secteurs fondamentaux de la logistique : APPROVISIONNEMENT - PRODUCTION - EXPEDITION.
En travaillant ces trois secteurs, l'entreprise se prépare correctement à l'Evaluation de la Qualité Logistique pour laquelle GALIA/Odette a élaboré une recommandation (EVALOG).

Les messages DELINS - CALDEL

Intégrés automatiquement et systématiquement dans une gestion commerciale, ces messages d'expression de besoin vont se fondre directement dans le carnet de commande du fournisseur.
Cette intégration va permettre de définir précisément les besoins fermes et prévisionnels, et par conséquent ses futurs besoins, donc sa future production, ses lancements de fabrication et ses ordres de fabrication.
Il est clair qu'une gestion commerciale informatisée qui traite les messages DELINS-CALDEL, qui gère au jour le jour la situation des livraisons (avance/retard...), est capable de générer des besoins avec des mouvements de livraisons prévisionnelles (voire des manquants).
C'est le premier pas d'une gestion de production assistée par ordinateur (GPAO). Cela peut suffire dans le cadre d'une petite PME qui fait ses lancements sur planning.
L'intégration de ces messages dans une gestion commerciale et logistique va aussi permettre d'automatiser la génération des bordereaux de livraison, ces derniers seront automatiquement préparés en prenant en compte le cahier des charges du secteur automobile, il ne restera plus qu'à les confirmer et à les valider.
La rapidité et la fiabilité (plus de saisies, moins de papier) engendrées par l'utilisation des messages EDI à travers une gestion commerciale et logistique, augmentent la capacité à traiter l'information, plus vite et plus souvent.
Cela permet au fournisseur une meilleure réactivité aux variations des besoins du client, de synchroniser ses approvisionnements et sa fabrication par rapport à la demande, et donc de réduire stocks et en-cours tout en optimisant ses capacités.

Le message AVIEXP

Il n'apporte pas de gain de productivité direct au fournisseur qui l'émet.
Par contre, il témoigne de la prise en compte par le fournisseur de la stratégie mise en place par son client final. Répondre aux besoins de son client est capital dans une relation " Client - Fournisseur ", c'est encore une fois le droit au travail. Dans le cadre de cette relation, on peut dire qu'un fournisseur ne vend pas que des produits, mais aussi du service.
Les numéros des B.L émis dans l'AVIEXP peuvent être restitués dans les prochains messages d'expression de besoin (DELINS), ce qui va permettre après l'intégration sur une gestion commerciale et logistique de faire un contrôle de cohérence au niveau du cumul reçu par le client et du cumul expédié par le fournisseur, c'est cette analyse qui déterminera la qualité des prochaines livraisons.
Enfin le message AVIEXP est pour beaucoup de constructeurs et grands donneurs d'ordre un point fondamental dans la boucle EDI.

Le message INVOIC

Dans le cadre d'une intégration des messages d'expression de besoin (DELINS - KANBAN) à travers une gestion commerciale et logistique, un bordereau de livraison (B.L) va engendrer automatiquement après un calcul des factures qui vont elles-mêmes générer et émettre automatiquement un message INVOIC.
En restituant les informations du message DELINS, le message INVOIC évite les litiges.
Ce dernier va permettre une intégration automatique au niveau de la comptabilité fournisseurs du client.
Cette intégration va permettre un règlement plus rapide du fournisseur.
Le message INVOIC va aussi ouvrir la voie de la dématérialisation de la facture papier, entre un fournisseur et son client, à travers cette convention, des gains de productivité peuvent être très importants si les volumes de factures sont conséquents :
- Pas d'impression de facture
- Pas de dépouillement des factures
- Pas d'adressage
- Pas de mise sous enveloppe
- Pas d'affranchissement
- Pas d'archivage
Contrairement à ce que l'on peut croire, la mise en oeuvre d'une convention de dématérialisation de la facture (DMF) n'est pas complexe et peut être mise en place rapidement.

4.4 L'EDTI

Dans le domaine des études et des méthodes, la mise en place de standards d'échange de données techniques a facilité la communication entre outils de conception (C.A.O.) différents.
Ainsi, par une meilleure collaboration entre assembleur et sous-traitant, l'industrie automobile poursuit-elle la réduction des délais de création et d'industrialisation des nouveaux véhicules.
Plus d'envoi en " chronopost " pour s'échanger des bandes numérisées lourdes et volumineuses.
Confort et souplesse à travers la télétransmission des fichiers, ces derniers peuvent être remis à disposition autant de fois qu'il est nécessaire.
Intégration systématique dans les logiciels de conception (CATIA, EUCLID, etc...).

5. Comment les mettre en oeuvre ?

Quelles sont les contraintes ?

Organisation logistique :

La mise oeuvre de l'EDI touche pratiquement l'ensemble des fonctions vitales de l'entreprise : commercial, achats, approvisionnements, production, distribution, industrialisation, comptabilité.
L'efficacité d'un système EDI, avec la notion d'intégration et de bouclage qu'il implique, dépend de la bonne coordination des fonctions. Il est donc recommandé à toute entreprise, fut-elle une PME-PMI, de revoir et de consolider à cette occasion ses pratiques logistiques. Le guide d'évaluation logistique EVALOG, accessible gratuitement sur le site Web GALIA, a été élaboré dans ce but.
Il est clair aussi que l'EDI et l'utilisation des étiquettes codes à barres devant contenir des informations issues des messages d'expression de besoins (DELINS, CALDEL) imposent des contraintes et une organisation nouvelle de la production et de la distribution.
Pour coller le plus possible aux besoins du client, la production et la livraison " juste à temps " et en flux tirés sont fortement recommandées.

Structure Projet :

L'opération de mise en place de l'EDI doit être préparée et réalisée comme un projet, avec une équipe pluri-fonctionnelle, un budget et des délais. Dans le cas d'une PME-PMI, le directeur de projet doit être le directeur général.
Même une opération comme la migration EDIFACT (changement de syntaxe et de profils de messages) doit être conduite en mode projet : les principales difficultés rencontrées par les constructeurs et les équipementiers, dans l'opération migration, résultent de l'absence d'une structure projet chez les fournisseurs.

Compatibilité avec les systèmes existants

L'intérêt maximal des échanges de données informatisés est atteint lorsqu'il y a intégration. Cela suppose que l'application de gestion commerciale soit interfaçable avec le logiciel de traduction, c'est-à-dire que toute donnée entrant ou sortant du traducteur ait une correspondance dans le logiciel de gestion commerciale.
On a vu, au paragraphe précédent, que les systèmes logistiques client et fournisseur devaient également être compatibles en ce sens que des informations requises par le système client (n d'ordre, n de transport...) devaient être gérées par le système fournisseur.

6. Qui peut m'aider ?

GALIA ?

Vous trouverez dans le document " Qu'est-ce que GALIA ", au chapitre " Produits & Services ", les différentes possibilités d'information offertes par l'association.
La première source d'information est le CD-ROM général, diffusé à un ou plusieurs exemplaires, à chaque membre de GALIA.
Les chefs de projets, au delà de la coordination des groupes de travail, sont à la disposition des membres pour les renseigner et les orienter si nécessaire vers des sociétés offrant le type de service recherché.
Les groupes de travail, organisés en mode projet avec des objectifs de " livrable " dans un délai déterminé, requièrent une disponibilité de ressources pas toujours facile à trouver dans une PME-PMI.
Mais les " ateliers " (une demi journée) et les " forums " (une journée) sont des moments tout à fait privilégiés d'information et d'échanges entre sociétés de taille et de rang différents.

Les centres techniques ?

Plusieurs centres techniques, nationaux ou régionaux, sont membres de GALIA et nos partenaires, dans l'opération d'assistance aux PME-PMI.
Ce sont :
- le CPHS ( Centre de Productique de Haute Savoie), à Annecy.
Nous organisons un forum PME-PMI GALIA\PHS, pour la région Rhône-Alpes, le 25 mai prochain, à Annecy.
- le CTN (Centre des Technologies Nouvelles), à Caen.
Un forum PME-PMI GALIA\TN, pour la région Normandie, aura lieu le 12 octobre 2000 à Caen.
- le CETIM (Centre Technique des Industries Mécaniques), à Senlis.
Un forum PME-PMI GALIA\ETIM, pour la région Nord-Picardie, aura lieu le 25 janvier 2001 (date à confirmer), à Senlis.
Ces centres techniques développent leurs propres actions pour aider les PME-PMI, souvent multisectorielles, de leur secteur à mettre en oeuvre les solutions EDI/EDTi les mieux adaptées à leur situation.

Les sociétés de services ?

Comme on le voit dans le document " Quels sont les membres de GALIA ? ", 70 SSII ou prestataires logistiques sont membres Club de l'association.
La liste complète est accessible aux adhérents.
GALIA prépare pour cette année un " Guide des solutions EDI " offertes par les membres Club. Ce guide fera l'inventaire des solutions, mais comprendra aussi les résultats des évaluations effectués par les utilisateurs, sur la base d'un référentiel défini par GALIA.